Ansökningsprocessen

1. Bli medlem i IFMSA-Sweden

Det krävs medlemskap i IFMSA-Sweden för att söka våra utbyten. Du blir medlem genom att registrera dig i medlemsportalen för din lokalort. Medlemskapet är kostnadsfritt och gör att du valfritt kan få tillgång till nyhetsbrev om praktikutbyten, andra arbetsgrupper samt se vad som händer på din lokalort.

2. Bestäm dig för vart du vill åka!

Aktuella utbytesplatser hittar du under SCOPE/SCORE. Här kan du läsa om vilka länder som vi har samarbete med inför nästkommande period. Du får enligt vårt regelverk åka på högst ett utbyte av varje (Forskningsutbyten/Kliniska Utbyten) per år, och vi uppmuntrar till att söka till båda!

På ExPlore-sidorna hittar du information om de olika länderna. Notera att vi inte har kontrakt med samtliga länder på ExPlore-sidorna!

OBS! Det är viktigt att du kontrollerar att du är behörig att åka till länderna du söker enligt deras Exchange Conditions samt att du kan få visum dit och ordna fram de dokument som krävs.

3. Fyll i ansökningsformuläret

Från och med 20 september 2022 då ansökan är öppen kan du när som helst fylla i och skicka in formuläret som finns länkat under utbytessidorna Klinik- och Forskningsutbyten. Platserna fördelas enligt prioriteringssystemet efter deadline som är den 20 oktober, dvs alla som skickar in sin ansökan t.o.m. 20 oktober (23.59 svensk tid) räknas till första prioriteringsomgången. Sent inkomna ansökningar rangordnas först per dygn och sedan enligt prioriteringssystemet. Information om huruvida du fått ett utbyte eller inte kommer därefter i ett mail från National Exchange Officer (NEO) eller National Officer of Research Exchange (NORE) samma dag som platsen delas ut. Restplatser annonseras senare och fördelas enligt regleringarna i prioriteringssystemet, håll utkik.

4. Om du fått en utbytesplats, betala!

Får du klartecken om att platsen är ledig så ska du först bekräfta om du vill ha platsen eller ej (svara alltså även om du inte vill ha platsen!) och därefter betala in 3000 kr till IFMSA-Swedens plusgirokonto 620368-1 före den deadline som angivits i antagningsbeskedet, men helst så tidigt som möjligt. Skriv ditt namn och SCOPE (klinikutbyte) eller SCORE (forskningsutbyte) i meddelandefältet. Vid försenad inbetalning förlorar du din plats. De flesta av IFMSA-Swedens kontrakt är bilaterala vilket innebär att den unilaterala avgift som anges i de olika ländernas Exchange Conditions inte berör svenska studenter. Om ett kontrakt är unilateralt kommer det att annonseras tydligt i listan över tillgängliga utbytesplatser.

5. Fyll i ditt ”Application Form” i databasen, och bifoga dokument till din ansökan

Efter det att din betalning inkommit till oss kommer du att få ett mail med inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord) till vår utbytesdatabas. Här kommer du därefter att kunna följa hela din ansökningsprocess. Det första steget innebär att du fyller i din elektroniska anmälningsblankett (Application Form, AF). Glöm inte att bifoga de dokument som landet kräver! Beskrivning av de vanligast efterfrågade dokumenten hittar du under fliken “Dokument” nedan.

De flesta länder accepterar i nuläget dokument i digital form, men det varierar något. Läs igenom ditt lands utbytesvillkor noggrant – under fliken ”Application documents & deadlines” kan du läsa vilka dokument landet i fråga behöver för att kunna ta emot dig. Avsaknad av dokument eller ofullständiga sådana kan resultera i att din ansökan inte antas av värdlandet, och detta är därför ett mycket viktigt steg i ansökningsprocessen! Namnge dina digitala dokument så att det är lätt att se vad som är vad!

6. Skicka iväg ditt AF med bifogade dokument!

Du godkänner dokumentet genom att klicka på ”submit”. Deadline för AF anges i Exchange Conditions för det land du tilldelats, kontrollera detta noggrant redan då du tilldelats din plats då vissa länder har tidigare deadline (ibland upp till 9 månader innan utbytet). Deadline för att skicka in AF är i år den 30/12 2022, detta eftersom Nationellt utbytesansvarig ska skicka iväg ditt färdigställda AF till värdlandet. Det går att skicka in sitt AF efter detta datum men skickar du in sent så måste du meddela NEO-out ([email protected])/NORE-out ([email protected]) om detta. 

7. Skicka iväg Card of Confirmation.

Senast åtta veckor innan avresa (men oftast tidigare) får du ett Card of Acceptance (CA) från landet dit du ska åka. Detta skickas till din personliga sida och innehåller all nödvändig information om vilken period du får åka, vilken stad du är placerad i och på vilken klinik/i vilken forskningsgrupp. Här finns även kontaktuppgifter till studenter på plats. Då du mottagit ditt CA måste du skicka iväg ett Card of Confirmation (CC) senast fyra veckor innan avresan. Ditt CC innebär en slutlig bekräftelse på att du kommer att åka. Här fyller du även i uppgifter om när och hur du anländer till värdlandet.

8. Gå på en Pre-Depature training (PDT) antingen under NH eller på din lokalort och res sedan iväg!

VIKTIGT – För att kunna åka måste man ha gått på en PDT annars får man ej åka. Man kan göra detta under alla NHs, och en gång per vårtermin på lokalorten. Har man gått den en gång så behöver man aldrig gå den mer.

Ha det sedan underbart och kom hem välbehållen! Vid hemkomst är det obligatoriskt att:

• MRSA-testa sig (för läkarstudenter som deltagit i vård utanför Norden). Det är din skyldighet att själv ta kontakt med infektionskliniken innan kursstart.
• Skicka in en reseberättelse till: [email protected] (klinikutbyte) eller [email protected](forskningsutbyte). Alla som skickar in sin berättelse senast sista september får 500 kr tillbaka (deadline gäller utbyte under sommarmånaderna)

Här hittar du en Mall för reseberättelser. Läs gärna tidigare års Reseberättelser för inspiration!

Regler och Villkor

1. Vem får söka?

Alla som läser på läkarprogrammet och ibland även AT-läkare (se respektive lands villkor). Prekliniska studenter kan söka forskningsutbyten, men till klinikutbyten accepteras man endast om detta står angivet.

2. Jag är preklinisk student, vad får jag söka?

Studenter kan till och med termin 5 endast antas till forskningsutbyten. Söker du klinikutbyte ska du alltså gå minst termin 4 när ansökningsperioden öppnar. Du ska alltså ha avslutat termin 5 till nästa sommar för att kunna söka samtliga kliniska utbyten.

3. Jag studerar utomlands, får jag söka utbyte via IFMSA-Sweden?

Eftersom de flesta länder som har läkarutbildning har en egen nationell IFMSA-organisation så erbjuder vi endast läkarstudenter från svenska universitet att åka på utbyte via IFMSA-Sweden. Om du studerar utomlands hänvisas du att söka utbyte via IFMSA i landet du studerar.

4. Ansökningsdatum och deadlines

Ansökan öppnar 20 september och det är fritt fram att skicka in en ansökan senast 20 oktober och samtliga ansökande innan deadline prioriteras lika. Deadline för Application Form anges ovan. Inkommer dokumenten efter deadline riskerar du att förlora din utbytesplacering, och blir tyvärr inte återbetald anmälningsavgiften.

5. Pappersdokument

Beskrivning av de vanligaste dokumenten hittar du under fliken “Dokument” nedan. Det är ditt eget ansvar att själv ordna samtliga dokument som värdlandet vill ha innan deadline (vi kontrollerar inte att du har skickat med alla dokument, och vi tar inget ansvar för om du inte följt värdlandets villkor).

6. Hur prioriteras man?

Alla ansökningar prioriteras enligt ett speciellt prioriteringssystem. Hur det regleras kan du läsa här.

7. Vart hamnar jag?

I villkoren för respektive land står angivet vilka städer, kliniker och perioder du kan söka. Blir du antagen får du utifrån denna information göra en prioriteringslista över vart och när du vill åka. Värdlandet försöker i största möjliga mån uppfylla dina önskningar, men det går inte alltid och IFMSA-Sweden kan ej påverka detta. Du är garanterad att komma till det land och den period du har sökt; i annat fall kan du tacka nej och få anmälningsavgiften återbetald. Vi garanterar dock inte att du kommer på den ort du har önskat. Att du inte blir placerad i din önskade ort/klinik är ej ett giltigt skäl för att få tillbaka anmälningsavgiften.

8. Vilket språk gäller?

Det officiella språket inom IFMSA är engelska. Vissa länder kräver dock andra språkkunskaper. Kolla alltid detta i landets specifika utbytesvillkor som du hittar under Forskningsutbyten/Kliniska Utbyten. Som engelskt språkcertifikat räcker det oftast med ett till engelska översatt gymnasiebetyg.

9. När sker utbytet?

Utbytet varar i fyra veckor, eller två veckor där detta specifikt anges. I undantagsfall är längre perioder möjliga; detta gäller främst forskningsutbyten. Oftast kan enbart hela kalendermånader sökas. Om inget står angivet om detta i informationen om landet innebär det att du själv kan välja vilket datum du vill åka. Observera att IFMSA-Sweden inte kan påverka om du får den period du angivit.

10. Vad ingår i utbytet?

En plats på en avdelning under en månad med handledare. Måltider (oftast luncher i veckorna), bostad och oftast ett socialt program. Ibland får man istället för mat pengar att köpa egen mat för. I undantagsfall ingår ej mat. Dessutom får man efter utbytet ett certifikat för genomfört praktikutbyte i IFMSA:s regi. Resan betalar och ordnar man själv.

11. Vad kostar utbytet?

Anmälningsavgiften är 3000 SEK. Detta innefattar de 500 kr som man får tillbaka om man skickar in en reseberättelse senast sista september. Vid så kallade unilaterala utbyten betalar man avgiften direkt till värdlandet för kost och logi. Vanligtvis ligger denna avgift på 450 EUR.

12. Om jag inte får någon plats?

Slutgiltigt besked om huruvida du blivit antagen av oss får du direkt efter betald anmälningsavgift. Då är uttagningsprocessen över för vår del. Garanterad plats får du dock först då värdlandet skickat ett Card of Acceptance (CA), ett officiellt antagningsbesked, till dig. Detta skickas till dig via databasen som du får tillgång till då du blivit slutgiltigt antagen av oss. Detta kan ibland dröja, så hör av dig till oss nationellt ansvariga om du inte fått ditt CA sex veckor innan ditt praktikutbyte börjar. Pengarna återbetalas om du inte får något av dina önskemål. Vi rekommenderar starkt att du har ett avbeställningsskydd på din resa, eftersom IFMSA aldrig ersätter resekostnaden om din resa inte blir av. Om du inte får någon plats så har du möjlighet att söka restplatser. Dyker det upp några sådana så utannonseras de här på hemsidan.

13. Avbokning

Väljer du att säga upp din plats ersätts du beroende på när du avsäger dig ditt utbyte. Kontakta NEO-out eller NORE-in för att få information om du ska få tillbaka hela beloppet eller en del av summan som betalades in..

Vid avbrytande av utbyte efter 1/12/2022 sker ingen återbetalning.

14. Sjukdomsfall

Student som tvingas avbryta planerat utbyte till följd av sjukdom får tillbaka hela anmälningsavgiften mot uppvisande av läkarintyg som avråder från resa. Även vid dödsfall eller allvarlig sjukdom i nära familj kan anmälningsavgiften återbetalas mot uppvisande av intyg. Beslut angående återbetalning tas av NEO-out och NORE-out i samråd. Det sker ingen återbetalning där sjukdom inträffar efter att utbytet påbörjats.

14. UD

Student som ansökt utbyte till ett land där UD efter utbytets utdelning ändrat sin rekommendation kan få pengarna tillbaka ifall hen ej vill åka. Vid sällsynta fall där UD-avrådan redan finns sedan tidigare och oväntade händelser (ex. terrordåd, naturkatastrof) i landet ändrar förutsättningarna för avresa efter att utbytet utdelats kan återbetalning ske efter diskussion med NEO-out och NORE-out.

Vanliga frågor

1. Vad för slags försäkring behöver jag?

Vi rekommenderar att du använder den reseförsäkring som ingår i din hemförsäkring. I specialfall, om du behöver försäkras utöver detta, ska det stå angivet i ditt värdlands specifika utbytesvillkor.

De flesta länder accepterar en kopia på din hemförsäkring även om den egentligen inte täcker arbete på klinik utomlands. Då är du förstås inte skyddad ifall något skulle hända och IFMSA kan inte garantera dig ett ekonomiskt skydd.

Ibland efterfrågas ett s.k. ”Liability Insurance”; är så fallet rekommenderar vi att du kontaktar ditt försäkringsbolag, förklarar att du ska delta i medicinsk praktik och behöver nämnd försäkring, och ser vad de kan erbjuda. Viktigt är att du alltid ser till att du är helt täckt om olyckan skulle vara framme!

IFMSA har också i samarbete med Dr Walter Insurance tagit fram en Medical Malpractice Insurance specifikt för våra kliniska utbyten. Läs mer HÄR.

2. Vad för slags engelska-certifikat behöver jag?

Om inget annat står angivet i landets specifika utbytesvillkor räcker det med ett gymnasiebetyg översatt till engelska som bevis för dina engelskakunskaper. Om du har genomgått något internationellt engelskaprov, exempelvis IELTS, är detta förstås att föredra.

3. När får jag slutgiltigt besked om vilken period jag får, samt på vilken klinik och i vilken stad?

Denna information hittar du i ditt ”Card of Acceptance” (CA) som skickas senast åtta veckor före ditt utbyte ska påbörjas (se längre upp på denna sida). Tyvärr kan IFMSA-Sweden ej påskynda denna process utan det ligger helt i värdlandets händer.

4. Vad händer om jag inte får komma den period, till den stad eller klinik, jag sökt?

IFMSA-Sweden kan bara garantera dig en plats i det land du ansökt till samt den aktuella period du vill åka. Om du inte skulle få den period eller land du angivit har du rätt att få din anmälningsavgift på 3000 kr tillbaka. Om du däremot blir placerad i en annan stad eller på en annan klinik än vad du önskat har du EJ rätt att få pengarna tillbaka. IFMSA-Sweden kan alltså enbart garantera dig rätt period samt land.

5. Vad menas med ”letter from Dean”?

Vissa länder vill att du bifogar ett ”letter from Dean” till ditt Application form (AF). Med Dean menas Dekanus. Tyvärr finns oftast ingen riktig motsvarighet till detta på våra svenska lärosäten. Det du kan göra då är att ta kontakt med ansvarig för din läkarutbildning och be denna person skriva ett ”letter of Dean”. Detta brev ska innehålla en försäkran om att du studerar till läkare samt en rekommendation att du är lämplig att åka iväg på ett praktik- eller forskningsutbyte i IFMSAs regi, samt underskrift och kontaktinformation för ”Dean”.

6. Vad ska ett ”motivation letter” innehålla?

Med ett ”motivation letter” menas en beskrivning om varför du vill göra praktikutbyte på en viss klinik, samt varför du är intresserad av att åka till det aktuella landet/staden. Detta brev är alltså inte ett CV utan snarare en kort (max 1 A4) beskrivning om varför du söker just denna utbytesplats.

7. Vart ska dokumenten bifogas?

Beskrivning av dokumenten hittar du under fliken “Dokument” nedan. Dina dokument ska oftast bifogas digitalt till ditt Application form (AF). Om det står angivet att de vill ha ”hard copies” skickade med vanlig post är det det som gäller (se längre upp på denna sida).

8. Vilka platser kan jag söka som prekliniker?

Som preklinisk student är det fritt fram att söka alla forskningsutbyten! När det gäller klinikutbyten har vi ibland prekliniska utbyten reserverade för prekliniska studenter, och vilka länder detta gäller varierar från år till år, och anges i sådant fall i listan över länder. Man åker då på ett vanligt fyra veckor långt utbyte på klinik trots att man är preklinisk student. Till alla utbyten som prekliniska studenter kan söka har de förtur gentemot kliniska studenter. Ibland krävs det att den prekliniska studenten ska ha avslutat ett bestämt antal terminer; detta anges i sådant fall.

9. Hur gör jag om jag vill åka tillsammans med en annan person?

Om du vill åka tillsammans med en annan person så kan du skriva det i din ansökan. Det är dock fortfarande samma prioritering som gäller så det finns risk att den ena får en plats medan den andra blir utan. Skriv därför också i ansökan om du kan tänka dig att åka på egen hand om bara du får platsen eller om du i så fall vill ge platsen till någon annan. I så fall kan det ju hända att ni båda får plats i ett land som ni har prioriterat lägre.

Dokument

Har du blivit nominerad till utbyte med IFMSA kommer du att få tillgång till ett kontrakt på vår internationella databas, vilket ska fyllas i och skickas in. Du ska dessutom ladda upp ett antal dokument, och nedan beskrivs de vanligast efterfrågade. Viktigt är att du läser i ”Exchange Conditions” för din destination då det ofta specificeras vad som gäller kring efterfrågade dokument.

1. Curriculum Vitae:

I detta fall efterfrågas ett vanligt Curriculum Vitae. Se till att inkludera erfarenheter som är hälso- och medicinrelaterade.

2. Health Insurance:

De flesta studenter köper vanliga reseförsäkringar via sina försäkringsbolag. Se i ”Exchange Conditions” för din destination om denna specificerar vad som krävs gällande försäkring. Ibland efterfrågas ett s.k. ”Liability Insurance”; är så fallet rekommenderar vi att du kontaktar ditt försäkringsbolag, förklarar att du ska delta i medicinsk praktik och behöver nämnd försäkring, och ser vad de kan erbjuda. Viktigt är att du alltid ser till att du är helt täckt om olyckan skulle vara framme!

3. Language Certificate:

Om inte annat efterfrågas räcker det i detta fall med gymnasiebetyg översatta till engelska. Detta ska gå att ordna om du kontaktar din gymnasieskola.

4. Motivation Letter:

Du skriver ett motivationsbrev för varje sökt avdelning (t.ex. ett för din kardiologiplacering, ett för pediatrikavdelning, etc.). Motivera varför du önskar sökt placering och vad som gör dig lämplig som kandidat. Även om breven ska vara individuella använder många mer eller mindre samma motivation i alla fyra brev. Försök att skriva kort; sikta på mellan en halv till en hel A4 per brev.

5. Proof of Enrollment:

Detta är ett vanligt LADOK-registerintyg. Se till att det är översatt till engelska.

6. Student Record (Subjects Passed):

Även detta är ett vanligt LADOK-intyg över avslutade kurser. Se till att det är översatt till engelska.

7. Letter of Recommendation:

Detta är ett kort rekommendationsbrev, förslagsvis från dekanus på din medicinska fakultet, där du blir rekommenderad till deltagande i medicinskt utbyte. Kontakta din internationella koordinator, som ska kunna ordna detta.

8. Vaccination Card:

Detta är ett vanligt vaccinationskort med stämpel/underskrift på de vaccinationer du har tagit . Har du inte kvar detta dokument får du kontakta en vaccinationsbyrå och se om du kan få intyg/nya vaccinationer. Huvudsakligen brukar vaccinationsintyg på hepatit B och tuberkulos efterfrågas.

9.Terms and conditions:

Detta dokument ska skrivas ut, signeras, scannas, och laddas upp. Du hittar det här.